Yritysarkkitehtuuri on lähtökohtaisesti liiketoiminnan kehittämiseen suunniteltu menetelmä. Yritysarkkitehtuuri asemoituu usein kuitenkin vain laajennetun IT-arkkitehtuurin rooliin ja sen omistajuus jää tietohallinnon harteille. Tietohallinnon käsissä yritysarkkitehtuurista tulee helposti IT-painotteinen kokonaisuus, jonka hyötyä työnnetään ja perustellaan eteenpäin liiketoiminnalle.
Kuulostaako tutulta? Tällä hetkellä yrityssarkkitehtuuri tekee uutta tulemistaan hieman erilaisena kehittämisen välineenä kuin aiemmin. Julkishallinnon puolella työtä on jykevöittänyt tietohallintolaki. Yrityspuolella avainsanoja ovat ketteryys, tarkoituksenmukaisuus, keveys, vaikuttavuus ja liiketoimintalähtöisyys. Liikkeellelähtö raskaiden hallintamallien määrittelyllä, tiettyyn malliin pakottaen tai työkalut edellä on toivon mukaan pian historiaa.
TiVissä (4/2021) oli mielenkiintoinen artikkeli kokonaisarkkitehtuurista (KA): ”Pilat Palat Pois: Kun kokonaisarkkitehtuuri on kunnossa, jäävät turhat järjestelmät kehittämättä.” No, eihän tuo sinänsä väärin ole, mutta jutusta henki, että yritysarkkitehtuuria tai kokonaisarkkitehtuuria käsitellään IT:n kehittämisen välineenä. Artikkelissa oli muutama asia, jotka saivat minut kokeneena yritysarkkitehtina tarttumaan kynään.
Kokonaisarkkitehtuuri julkishallinnossa vs yritysarkkitehtuuri yrityksissä
TiVin artikkelin näkökulma kokonaisarkkitehtuuriin pohjautui kapeasti kokemuksiin julkishallinnon puolella. Kokonaisarkkitehtuurityötä tehdään laajasti myös yritysmaailmassa, useimmiten yritysarkkitehtuurin nimellä.
Yrityspuolella yritysarkkitehtuuri on viime vuosina ottanut isoja harppauksia kohti alkuperäistä tavoitetta liiketoiminnan kehittämistä ohjaavana menetelmänä. Yritysmaailmassa menetelmän soveltaminen on vapaaehtoista ja tuloksellisuuteen keskittyvää, ei lakiin perustuvaa. Tämä näkökulma ei kuitenkaan jutusta käynyt ilmi erityisen vahvasti, vaan perusvire julkisen puolen kokonaisarkkitehtuuriin jäi melko negatiiviseksi.
Motivaatio- ja strategiatasot sitovat yritysarkkitehtuurin liiketoiminnan kehittämiseen
Artikkelista jäi puuttumaan ehkä keskeisin näkökulma, jolla menetelmä saadaan sidottua osaksi koko organisaation kehittämistä: motivaatio ja strategia. Motivaatio- ja strategiatasojen kuvaukset tehdään yhdessä yrityksen ylimmän johdon kanssa. Näihin koostetaan asioita yrityksen tavoitteista, toimintaympäristön havainnoista, organisaation haasteista sekä strategiasta, jolla edellä mainittuihin tavoitteisiin päästään.
Tämä kokonaisuus on toimiva työkalu, jolla ylin johto sitoutetaan mukaan arkkitehtuurityöhön ja joka auttaa eteenpäin liiketoiminnan kehittämisessä. Kokonaisuuteen kytketään silloin mukaan myös mittarit. Taustalla oleva yritysarkkitehtuurin kuvaus auttaa ymmärtämään muutostilanteiden vaikutusta, etenemisvaihtoehtoja ja priorisointia. Jos motivaatio- ja strategiatason kuvaus puuttuu, jää yritysarkkitehtuurin kuvaus staattiseksi kokoelmaksi kuvauksia, joita hyödynnetään tapauskohtaisesti.
Yritysarkkitehdin tehtävä on fasilitoida strategisen tason kuvauksen tuottamista ja ylläpitoa. Hän tuottaa johdolle analyysejä ja skenaarioita päätöksenteon tueksi, piilottaen samalla muun kuvauskokonaisuuden monimutkaisuuden. Strategiatasolla asioita yksinkertaistetaan, mutta yksityiskohtien avulla etsitään kipupisteitä. Yksityiskohdat palautetaan takaisin ylätasolle, kun ne viedään päätöksenteon tueksi johdon käyttöön.
Keskeiset oppimme yritysarkkitehtuurityöstä
Alla on muutamia keskeisiä asioita, joita olemme Reflectorilla ottaneet mukaan yritysarkkitehtuurityöhön asiakkaiden kanssa.
Tee menetelmästä omannäköisesi
Yritysarkkitehtuurityö koki jonkinlaisen inflaation julkishallinnon puolella, johtuen tietohallintolain osittain epäselväksi jääneestä ohjauksesta. Yrityspuolella se on menetelmänä laajasti käytössä, hyvin tuloksin. Hyödyntäminen onkin kokemuksemme mukaan ollut tehokkaampaa menetelmän ollessa vapaammin ja tapauskohtaisesti sovellettavissa. Räätälöimme menetelmät aina yrityksen oman tilanteen ja toimintaympäristön mukaan.
Laajenna katsetta organisaation sisältä ulkopuolelle
Muutos kumpuaa useimmiten toimintaympäristöstä, ei vain organisaation sisältä. Organisaation sisäisen rakenteen tarkastelu voi tuottaa hyötyjä pistemäiseen tehostamiseen. Organisaation ulkopuolelle astuminen avaa mahdollisuuden ennakoida tulevaa. Se auttaa myös hahmottamaan uusia arvonluonnin mahdollisuuksia osana liiketoiminnan eri ekosysteemejä.
Kuvaukset ja kuvaustyö
Yksi yleinen harhakäsitys on, että kun kuvaustyötä on tehty systemaattisesti, yritysarkkitehtuurin kuvauksesta itsestään saa helposti vastauksia erilaisiin kysymyksiin. Kuvausten olemassaolo ja niiden määrä ei kuitenkaan ole itseisarvo. Alustava kuvaus on nopea tehdä, se ei vaadi pitkää projektia. Kuvaukset voivat toimia hakemistona ja tsekkilistana sille, mitä on eri tilanteissa huomioitava, mutta se ei kerro vielä mitä pitäisi tehdä. Arvo syntyykin useimmiten yhdessä tehtävästä kuvaustyöstä, eikä kuvauksista sinänsä.
Kytkentä liiketoimintaan ei vielä riitä
Perinteisessä taso-ajattelussa liiketoiminta (toiminnot, prosessit jne.) kytketään muihin tasoihin riippuvuuksien ymmärtämiseksi. Tämä on tärkeä perusta, mutta keskeistä on löytää omasta toiminnasta ja toimintaympäristöstä ne muutostekijät, joiden kautta kuvaustyötä lähdetään tekemään ja joiden vaikutusta sekä etenemisvaihtoehtoja voidaan arvioida.
Ylhäältä alas
Kokemuksemme mukaan yritysarkkitehtuurin olemassaolon edellytys on sen kyky vastata kysymykseen ’mitä pitäisi tehdä?’. Tällöin kuvaustyö on aloitettava kysymyksestä: minkälaisia muutospaineita organisaatioomme kohdistuu?
ArchiMate-notaatiossa on varattu omat elementit motivaatio- ja strategiatason asioille. Nämä sivuutetaan usein pikapuolisesti, mutta mielestämme ne ovat yritysarkkitehtuurityön onnistumisen kannalta keskeisimmät elementit. Kun ymmärretään, mihin suuntaan organisaatiota ja sen rakennetta pitää kehittää, on helpompi mallintaa ja rakentaa skenaarioita liiketoiminnan ja IT:n tavoitetilasta. Motivaatio- ja strategiatason jäsennelty kuvaaminen on jo sellaisenaankin harjoitus, joka jokaisen organisaation olisi hyvä tehdä.
Motivaatio- ja strategiatason kuvaukset tehdään yhdessä yrityksen ylimmän johdon kanssa. Yritysarkkitehtuurikuvaus auttaa ymmärtämään eri muutostilanteiden vaikutusta, etenemisvaihtoehtoja ja priorisointia.
Sovita menetelmä tarpeen mukaan
Yritysarkkitehtuurityö ylimmän johdon ja kehittäjän kanssa on hyvin erilaista. ’Yhteisen kielen’ luominen yhteisillä kuvauspohjilla ja työkalulla ei kokemuksemme mukaan lähtökohtaisesti onnistu. Suosittelemme, että strategiatyötä varten tehdään omat kuvauspohjat ja menetelmät, jotka kulkevat käsi kädessä arkkitehtuurikuvauksen ja työkalun kanssa.
Henri Sintonen
Henri on Reflectorin Senior Enterprise Architect, jolla on kokemusta lukuisista muutoshankkeista eri toimialoilta. Henrin erityisosaamista on strategialähtöinen kehittäminen, tiedolla johtaminen sekä yritysarkkitehtuurin hyödyntäminen muutoksen johtamisessa. Ota yhteyttä Henriin ja jatka keskustelua aiheesta! www.reflector.fi
