Reflector Oy
Kampinkuja 2, 00100 Helsinki
info@reflector.fi

Hanna Ahtola
Kampinkuja 2, 00100 Helsinki
hanna.ahtola@reflector.fi

Reflector Oy:n asiakassuhderekisteri

Asiakassuhderekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon (sopimukset, laskutus, asiakasyhteydenpito) sekä myyntiin ja markkinointiin.
 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella, sopimuksen täytäntöönpaneminen ja suostumus.

Asiakassuhderekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Laskutuksessa käytettävät tiedot: yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, yrityksen virallinen nimi ja Y-tunnus, osoitetiedot ja laskun toimitustiedot, verkkolaskuosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä maksuehto. Lisäksi tiedot toimituksista ja laskutuksista.
• Postitustiedot suoramarkkinointitarkoituksiin, jossa on seuraavat asiakasta koskevat yhteystiedot: yrityksen nimi, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, asema organisaatiossa, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Tietoja käytetään Reflectorin toimesta tiedottamiseen, suoramarkkinointiin tai asiakassuhteen hoitamiseen. 
• Myynnin ja markkinoinnin hoitamiseen tarkoitetut tiedot: asiakkaan yhteyshenkilön nimi, asema organisaatiossa, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen virallinen nimi ja yhteystiedot sekä kontaktointihistoria.
• Mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset.

Rekisteritietoja päivitetään asiakkaan rekisterinpitäjälle antamien tietojen perusteella sekä hakemalla tietoa yleisesti saatavilla olevista julkaisuista ja tiedostoista.

Pipedrive –ohjelmaan käyttöoikeuden saaneet Reflector Oy:n työntekijät syöttävät järjestelmään asiakaskontaktointiin liittyviä toimenpidetietoja.

Reflector Oy ei luovuta tietoja.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet toimintojamme liittyen laskutukseen, uutiskirjeen lähettämiseen ja kontaktien tallentamisen ulkopuolisille palveluntarjoajille.

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin ja/tai kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän piiriin.

Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille.

Digitaalisesti tallennetut tiedot
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään luottamuksellisina ja niihin pääsy on rajattu. Käyttöoikeus on vain niillä, jotka työnsä puolesta tarvitsevat tietoa. Näillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kun asiakassuhde on voimassa ja sen jälkeen 3 vuotta.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Tietosuoja-asetuksen nojalla rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihin:

• Saada pääsy omiin henkilötietoihin
• Pyytää korjaamaan puutteelliset tai virheelliset henkilötiedot
• Vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, sekä vastustaa automaattista päätöksentekoa
• Pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötiedot
• Siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle